L'assemblée, l'endroit où il faut être !

  • La convocation
  • Comment se déroule l'assemblée ?
  • Contester une décision

La convocation

C'est au syndic qu'il appartient, de convoquer chaque année, tous les copropriétaires, à une assemblée générale ordinaire des copropriétaires.
Cependant en cas de nécessité, il peut, s’il le juge nécessaire convoquer une assemblée extraordinaire ou spéciale.
Toutefois, le syndic n'est pas le seul à pouvoir être à l'initiative de la convocation d'une assemblée générale : le conseil syndical, s'il existe, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix peut demander au syndic la convocation d'une Assemblée, en joignant à cette demande l'ordre du jour. Cette demande doit être faite par lettre recommandée avec AR. En cas de refus ou de non réponse du syndic, le président du conseil syndical aura la possibilité de convoquer lui-même l'assemblée générale. Et si lui-même ne s'exécute pas, tout copropriétaire pourra demander au tribunal une habilitation pour convoquer lui-même cette assemblée. Il faut savoir que ces dispositions, si elles sont prévues par la loi, sont rarement utilisées en pratique, sauf dans les copropriétés en difficulté, ou dans celles où existe une situation de blocage entre les copropriétaires et leur syndic.
De toute façon, le syndic doit, dès lors que la demande lui en est faite dans les conditions légales, convoquer l'assemblée générale, sous peine de voir sa responsabilité engagée

Aucune décision de la copropriété ne peut être prise en dehors d'une assemblée générale. Ainsi, une consultation écrite, même si elle recueille l'accord de la majorité des copropriétaires, voire même de la totalité, n'aura aucune valeur.

Quelles en sont les modalités ?

La convocation à l'assemblée doit être adressée à tous les copropriétaires, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle peut également être remise en mains propres contre signature d'un récépissé : ceci est plus aisément pratiqué dans les immeubles qui ont un concierge ou un gardien qui se charge alors de cette formalité.
La convocation doit être adressée à chacun des copropriétaires, qu'il soit ou non concerné par les questions inscrites à l'ordre du jour, au moins 21 jours avant la date de la réunion, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. Mais s'il y a urgence, le syndic peut (et doit) convoquer une assemblée sans délai : ce sera le cas par exemple en cas de menace de rupture d'une canalisation dans l'immeuble, ou de risque de panne de la chaudière en plein hiver. D'ailleurs dans de telles situations, le syndic a l'obligation de faire procéder immédiatement aux travaux d'urgence nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, sans attendre la réunion de l'ASSEMBLÉE.
L'ASSEMBLÉE doit en principe se dérouler dans la commune où est situé l'immeuble. Dans les petites copropriétés, il n'est pas rare qu'elle se tienne dans l'appartement d'un des copropriétaires, mais elle peut aussi se tenir dans les bureaux du syndic ou dans une salle réservée à cet effet.

Un contenu obligatoire, sous peine de nullité

Afin que les copropriétaires soient  parfaitement au courant des questions qui seront débattues lors de l'assemblée, la convocation qui leur est adressée doit contenir un certain nombre de précisions obligatoires :

  • l'indication du lieu, de la date et de l'heure de la réunion ;
  • l'indication de l'ordre du jour de l'assemblée ;
  • etc…

En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, la convocation devra être obligatoirement accompagnée des documents qui permettront aux copropriétaires de décider en connaissance de cause. Par exemple

  • Lorsque l'ASSEMBLÉE aura à approuver les comptes de l'année écoulée, il faudra les documents comptables comme définis par la loi (situation de trésorerie, solde du compte du syndicat, compte des recettes et des dépenses, ...),
  • du budget prévisionnel lorsqu'elle sera appelée à voter le budget du prochain exercice,
  • des devis des entreprises sollicitées si elle doit voter certains travaux,
  • de l'avis du Conseil syndical lorsque la question inscrite à l'ordre du jour le requiert,
  • du projet de résolution lorsqu'elle est appelée à autoriser un copropriétaire à effectuer des travaux affectant les parties communes, etc.

Comment se déroule l'assemblée ?

Voici les principales règles qui régissent la tenue de l'assemblée générale.

  • La feuille de présence. Ce document indique les noms et domicile de tous les copropriétaires. Doit aussi y figurer le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire en fonction de son lot, pour les charges générales et autres clés de répartition selon nécessité.
  • La feuille de présence doit être signée par tous les participants à l'ASSEMBLÉE, être certifiée exacte par le président de l'assemblée et enfin être annexée au procès-verbal de la réunion. Sachez que si vous le désirez, vous pouvez en demander une copie au syndic, qui doit vous la délivrer.
  • La désignation du président de séance. Chaque assemblée générale doit débuter par la désignation du président de séance, avant même de voter sur une quelconque autre question. Cette désignation est obligatoire ; elle se fait à la majorité simple. Le président, est choisi parmi les copropriétaires, il est chargé notamment de contrôler la validité des pouvoirs et de diriger les débats. Il est assisté par un bureau (secrétaires, scrutateurs, ...). En règle générale, c'est le président du Conseil syndical qui assure la présidence de séance, mais ce n'est pas une obligation et tout copropriétaire qui le désire peut se porter candidat.
  • Les pouvoirs. Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée générale, vous pouvez vous y faire représenter par un mandataire, à qui vous allez déléguer votre droit de vote. Ce mandataire peut être un copropriétaire de l'immeuble, mais ce n'est pas une obligation : vous pouvez donc tout à fait donner pouvoir à une personne extérieure à la copropriété (parent, ami, juriste professionnel, ...), mais jamais au syndic, à son conjoint ou à l'un de ses employés (s'il acceptait un mandat, l'assemblée pourrait être annulée !).  La pratique des pouvoirs en blanc qui consiste à retourner au syndic un pouvoir, sans avoir indiqué dessus le nom du mandataire, n'est pas interdit, à condition que ces pouvoirs ne soient pas distribués par le syndic lui-même à des mandataires choisis par lui. Cela étant, si vous souhaitez faire un pouvoir en blanc, le plus simple est de l'adresser au syndic en lui demandant de le remettre au président du Conseil syndical, ou à un membre de ce conseil, qui se chargera lui-même de l'attribuer à l'un des participants de l'ASSEMBLÉE. La délégation de pouvoirs n'est soumise à aucun formalisme particulier : elle doit simplement être écrite. Cependant pour faciliter une telle démarche, le syndic prend soin de joindre à la convocation à l'Assemblée, un modèle type qu'il suffit de compléter et de confier à la personne qui va vous représenter. Il est toutefois conseillé de mentionner sur le pouvoir, vos intentions de vote (pour, contre, ou abstention) que votre représentant devra indiquer en assemblée. Sachez toutefois que si votre mandataire ne respecte pas votre consigne de vote, vous ne pourrez pas pour autant faire annuler la décision prise par l'ASSEMBLÉE. Raison de plus pour choisir un mandataire en qui vous avez toute confiance
  • Le vote. Toutes les décisions prises en assemblée générale le sont à la suite d'un vote et selon des règles de majorités différentes selon les questions. Chaque copropriétaire a le droit de participer à ce vote, mais son poids dans la décision sera fonction de la quote-part des millièmes ou tantièmes qui sont attachés au lot qu’il détient. Le vote peut se faire soit par écrit, soit à main levée, mais jamais à bulletin secret puisqu'il faut savoir quels sont les copropriétaires qui ont voté
  • Le procès-verbal. C'est le document capital de l'assemblée générale, puisqu'il doit préciser le texte de chaque délibération, indiquer le résultat de chaque vote, et préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et de ceux qui se sont abstenus. Si vous n'êtes pas d'accord sur la régularité d'une délibération, et que vous avez voté contre ou que vous vous êtes abstenu, vous pouvez également exiger que vos réserves soient mentionnées sur le procès-verbal : cela vous permettra par la suite de contester ces décisions.

Contestation d'une décision d’assemblée

Dans les deux mois qui suivent la tenue de l'assemblée, le syndic a l'obligation d'adresser aux copropriétaires opposants ou défaillants (ceux qui n'étaient ni présents ni représentés) le procès-verbal de l'assemblée. Cet envoi doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception et doit reproduire les extraits de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 qui précisent les conditions et délais pour contester les décisions prises. Dans les faits, le syndic adresse  aussi une copie du PV d'assemblée générale aux autres copropriétaires mais sous pli simple, ce qui permet à chacun de garder une trace des décisions qui ont été prises.
A compter de cet envoi, les copropriétaires défaillants ou opposants ont deux mois pour demander l'annulation d'une décision ou de la totalité de l'assemblée : au-delà, ces décisions deviennent définitives.
Attention, si vous n'avez pas été convoqué à l'ASSEMBLÉE, ou si le procès-verbal ne vous a pas été adressé dans les formes voulues, le délai de deux mois ne vous sera pas opposable.

Quelques régles & points importants à retenir

Tous les copropriétaires,  ont le droit de participer à l'assemblée générale et doivent donc y être convoqués. En revanche, participer à l'assemblée n'est jamais une obligation. Mais comme il s'agit d'un des moments clés dans la vie de la copropriété, mieux vaut y être présent si l'on veut peser sur les décisions qui seront prises. N'oubliez pas en effet que dès lors que la majorité requise est réunie, la décision sera valable, même si certains copropriétaires ne sont ni présents ni représentés

Tout copropriétaire peut , une fois par an et pendant un jour au moins, consulter chez le syndic les pièces justificatives des charges de copropriété (factures, contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, quantité consommée et prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, etc.). Ce droit de consultation s'exerce dans le délai qui s'écoule entre la convocation de l'assemblée générale appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci. Cette consultation se fait selon des modalités déterminées à l'occasion d'une précédente assemblée générale. Si vous voulez exercer ce droit, le plus simple est de prendre contact avec notre Cabinet.

L'ASSEMBLÉE ne peut prendre de décisions que sur les questions qui figurent dans l'ordre du jour. Attention, les questions doivent en outre être précises : cela signifie que l'assemblée ne peut prendre de décisions valables si leur libellé est trop  imprécis, comme par exemple "questions diverses", ou encore "problèmes à régler sur les parties communes". Une discussion sur un sujet non inscrit est évidemment possible, mais aucune décision ne pourra être prise sur le sujet en question, sous peine d'être annulée.

Si vous participez à une assemblée de copropriété et que vous arrivez après le début ou que vous devez partir avant la fin (ou les deux !), prenez bien soin de faire noter sur la feuille de présence vos heures d'arrivée et de départ : le cas échéant, vous pourrez ainsi contester les décisions qui auront été prises en votre absence

Le syndic (ou son conjoint ou l'un de ses employés) ne peut en aucun cas présider l'assemblée ; en revanche, il est de droit secrétaire de la séance, à moins que l'assemblée n'en décide autrement. A ce titre, c'est à lui que revient le soin de rédiger le procès-verbal original de la séance

Afin d'éviter les abus, un même mandataire ne peut recevoir plus de trois mandats, sauf si le total de ses voix et de celles des personnes qui lui ont confié un pouvoir n'excède pas 5 % des voix de la copropriété.

Afin d'éviter les abus de majorité, si un copropriétaire détient à lui seul la majorité à l'assemblée, ses voix sont réduites à la somme de celles des autres copropriétaires. Ainsi, dans une copropriété qui comprend 10 000 tantièmes, si un copropriétaire possède à lui seul 6 000 tantièmes (ce qui en laisse 4000 aux autres), ses voix seront réduites obligatoirement à 4 000 tantièmes. Lorsque cette réduction des voix est appliquée, il en est tenu compte pour le calcul des différentes majorités : dans le cas présent, le total des voix sera donc de 8 000 tantièmes, et non plus de 10 000