La Copropriété et le syndic de copropriété

La Copropriété : Une démocratie

La copropriété relève de dispositions légales très précises, qui sont destinées à organiser la vie commune au sein de l’ensemble immobilier : répartition des frais, entretien de l'immeuble, droits et obligations de chacun, gros travaux etc.

La copropriété fonctionne comme une petite démocratie, avec des « copropriétaires souverains" réunis en syndicat, son organe législatif (l'assemblée générale), son organe exécutif (le syndic), sa constitution ou sa charte fondamentale (le règlement de copropriété), son organe de contrôle (le conseil syndical), et ses dispositifs pour lutter contre les abus de pouvoir ou de position dominante.

Un document incontournable : Le règlement de copropriété

Généralement un exemplaire du règlement de copropriété vous est remis par le notaire vendeur chez qui vous avez signé la vente, ou directement par votre vendeur.
C'est un document précieux : en cas de litige avec un autre copropriétaire ou une interrogation sur le fonctionnement de votre copropriété, c'est à lui qu'il faudra se référer. Sachant évidemment que ce règlement ne peut prévoir des dispositions qui iraient à l'encontre des textes (lois, décrets, ...) auxquels on ne peut déroger.

« Ce Code » constitue, le contrat qui lie tous les copropriétaires entre eux : c'est lui qui fixe les droits et les obligations de chaque copropriétaire, qui définit les parties privatives et les parties communes, qui organise, le fonctionnement interne de la copropriété, qui détermine la "destination" de chacun des lots (habitation, commercial, professionnel, ...), etc. C'est également le "règlement intérieur" de l'immeuble, dont le respect s'impose à tous les copropriétaires, et plus généralement à tous les occupants de l'immeuble (par exemple les locataires), c'est lui qui prévoira l'interdiction d'étendre du linge aux fenêtres, de garer des voitures dans une cour, d'utiliser l'ascenseur pour un déménagement, etc.

Dans la vie de la copropriété, il peut s'avérer utile de modifier le règlement de copropriété. Une telle modification est possible, dès lors qu'elle concerne la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes : elle doit alors être approuvée par l'assemblée générale, à la double majorité des copropriétaires. Mais elle ne peut en aucun cas imposer à un copropriétaire une modification de la destination de ses parties privatives ou de leur utilisation.

Dans le règlement de copropriété il y a  "l’état descriptif de division", qui permet d’identifier chaque lot et sa situation (bâtiment, étage, composition, …). Cette identification consiste à attribuer à chacun des lots un numéro, et une quote-part des parties communes. Cette quote-part s'exprime en millième ou tantièmes, auxquels correspond la quote-part des voix du copropriétaire lors du vote en assemblées générales, et, sa quote-part des charges générales

Les fonctions multiples & variées du syndic de copropriétés

La loi du 10 juillet 1965 impose la présence d’un syndic de copropriété dans toutes copropriétés.
Le syndic reçoit mandat des copropriétaires de gérer la copropriété pour leur compte, suivant les instructions votées par l’assemblée générale.
 Il assure l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale.
Il administre l’immeuble, pourvoit à sa conservation, à sa garde et à son entretien.
Il est le mandataire, représentant légal du syndicat  vis-à-vis des tiers.


Le syndic élu par le syndicat est seul responsable de sa gestion et ne peut se faire substituer.

Le syndic rend compte de sa mission tous les ans à ses mandataires – les copropriétaires – lors de l’assemblée générale


La liste des missions du syndic

La loi a dressé une liste des missions du syndic.

  • assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale ;
  • administrer l’immeuble, pourvoir à sa conservation, sa garde et son entretien et, en cas d’urgence, faire procéder de sa propre initiative à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ;
  • établir et tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble;
  • établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, les soumettre au vote de l’assemblée
  • tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat ;
  • soumettre au vote de l’assemblée, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d’équipement commun, susceptibles d’être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l’assemblée;
  • ouvrir un compte bancaire ou postal séparé ou non (dispense) au nom du syndicat sur lequel sont versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat;
  • représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice, pour la publication de l’état descriptif de division du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes ou à la réquisition de publication.

Le syndic est responsable des engagements de dépenses. Il doit s’assurer qu’il dispose des fonds pour régler les entreprises selon l’échéancier arrêté au contrat.
Le syndic n’a pas à faire d’avance de fonds pour le compte de la copropriété mais, comme il est maître du budget, il n’a pas droit à l’erreur. C’est lors de l’élaboration du budget annuel qu’il doit être attentif à prévoir toutes les dépenses courantes
Lors de gros travaux  décidés en assemblée générale, des appels de fonds spécifiques sont votés  en l’assemblée, mais la date de ces versements doit être fixée au mieux en tenant compte du début prévisionnel des travaux et de leur durée.

Le syndic de copropriété s’apparente à un organe exécutif dont le rôle premier est la gestion de l’immeuble et l’exécution des décisions prises par l’Assemblée des copropriétaires.

Un organe de gestion :

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 confie au syndic un rôle de gestionnaire de l’immeuble.
Cet organe est chargé d’administrer l’immeuble, de mettre tout en œuvre pour veiller à sa bonne conservation. Le  syndic est responsable du bon entretien de l’immeuble. Il doit signaler au conseil syndical les dégradations constatées lors de ses visites. Soit il y remédie immédiatement en utilisant l’enveloppe financière votée, soit il prépare le dossier en vue de soumettre à l’assemblée un projet de travaux.
Il vérifie aussi le bon fonctionnement des équipements.
Le syndic a également mission de gérer les contrats d’entretien obligatoires et de surveiller l’exécution des prestations.
Il veille à la tenue des carnets d’entretien.
Le syndic conserve les archives et doit être en mesure de s’y reporter .

Travaux

Choisir une entreprise n’est pas chose facile. Mais le syndic doit sélectionner les entreprises en fonction de leur spécialisation.
Il ne confiera pas de travaux de réfection de toiture ou d’étanchéité à une entreprise qui n’a pas de qualification appropriée
Un contrôle des références de la police d’assurance de l’entreprise s’impose également.
À la fin des travaux, le syndic procède à la réception. Même s’il n’a pas de compétences techniques, il fait un relevé précis et inscrit les réserves éventuelles dans le procès-verbal de réception. Naturellement, il ne règle pas le solde de la facture s’il a fait des réserves

Travaux urgents

Le syndic entreprend sans tarder les travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. L’urgence peut se rapporter à la conservation de l’immeuble : mettre fin à un danger imminent, éviter l’aggravation d’un désordre. Après consultation du conseil syndical, il prend la responsabilité d’engager des travaux sans attendre l’assemblée générale annuelle.
Ceci dit il faut rappeler que sauf cas d’urgence, le syndic doit s’en tenir aux actes de gestion  courante. Il ne peut de sa propre initiative commander une étude rémunérée, quand bien même il le ferait dans l’esprit d’assurer la sécurité des biens…

Le personnel de l’immeuble

Le syndic engage et congédie le personnel de l’immeuble. Le syndicat est l’employeur, mais le contrat de travail est signé par le syndic, mandataire du syndicat. En cas de contestation, c’est le syndicat qui sera assigné devant le conseil de prud’hommes.
Le syndic est tenu de respecter la convention collective et de mettre le contrat de travail des employés de l’immeuble en conformité avec cette convention. S’il s’ensuit une modification importante, il n’aura pas à en référer à l’assemblée générale.
La réglementation dit bien que le syndic «fixe leurs conditions de travail suivant les usages locaux et les textes en vigueur ». Il revient à l’assemblée de fixer le nombre et la catégorie des emplois. Lorsque le classement est imposé par la convention collective, le syndic adapte le contrat de travail en conséquence. Mais il ne peut, de sa propre initiative, accorder une augmentation de salaire supérieure à la convention. C’est à l’assemblée d’en décider. Un décret du 5 novembre 2001 a introduit l’obligation pour l’employeur de remplir un questionnaire d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des personnes employées par et mis à jour chaque année.
Parmi les risques propres à une copropriété figureront le port de charges lourdes (sortie des poubelles), l’utilisation de produits ménagers, les postures contraignantes, éventuellement voire former le personnel.
Pour chaque risque identifié, le syndic fera une évaluation et, dans l’idéal, prendra des mesures pour améliorer l’organisation des tâches, et les risques liés aux travaux techniques

Les polices d’assurance

Deux catégories d’assurances sont souscrites principalement par le syndic. Ce sont l’assurance multirisque habitation, pour la protection de l’immeuble et des parties communes, et l’assurance prise à l’occasion de travaux.
Pour les travaux couverts par une garantie décennale, le syndic souscrit l’assurance de dommages-ouvrage obligatoire.
Cette assurance permet à la copropriété d’obtenir le préfinancement de la reprise des travaux mal exécutés sans recourir au tribunal. Si le syndic ne souscrit pas cette assurance, il prive le syndicat de ce service et l’entraîne dans des frais de procédure.

La souscription des contrats d’abonnement

Le syndic présente à l’assemblée les nouveaux contrats annuels  qu’il juge utile de souscrire, qu’ils soient ou non obligatoires,
Pour la renégociation de ces mêmes contrats ou un changement de prestataire, le syndic a une certaine liberté si l’assemblée a arrêté un montant des contrats au-dessous duquel la consultation du conseil syndical suffit. Il arrive en effet que le syndic soit amené à intervenir sur un contrat entre deux assemblées en raison de l’augmentation des prix ou par suite de la mauvaise exécution du contrat.
Au-delà du seuil fixé par l’assemblée, le syndic ne pourra pas conclure seul un nouveau contrat (ou un avenant au contrat initial) qui entraînerait une augmentation des charges de fonctionnement après avoir effectué une mise en concurrence.

Un organe  exécutif  :

En vertu de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le  syndic doit assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale.
Le syndic intervient, dès qu’un copropriétaire enfreint le règlement, pour faire cesser un comportement qui compromet la solidité de l’immeuble, pour interrompre des travaux non autorisés ou tous travaux qui portent atteinte aux parties communes ou à l’esthétique de l’immeuble. Le syndic intervient aussi pour  faire respecter le règlement de copropriété dans son ensemble : usage des parties privatives, respect des parties  communes, application des grilles de répartition, respect de la tranquillité des résidents….

C'est aussi au syndic qu'il appartient de mettre en œuvre les décisions votées par l'AG

Un organe comptable :

En vertu de la loi du 10 juillet 1965, une mission comptable et financière est confiée au syndic.
Dans ce cadre, il doit établir le budget prévisionnel du syndicat et le soumettre au vote de l'assemblée générale.
Dans l’exécution de cette mission, le syndic est assisté par le conseil syndical, s’il en existe un au sein de la copropriété.
Le syndic à un véritable rôle de comptable, il doit veiller à la suffisance de trésorerie du syndicat, il doit présenter les comptes du syndicat chaque année à l’Assemblée générale afin de procéder au vote du budget.
Ces missions imposées par la loi, doivent être respectées par le syndic sous peine de voir engager sa responsabilité civile professionnelle.